Bankrekeningen debiteuren / crediteuren / medewerkers aanmaken en onderhouden

Tabblad Basis

Type

Selecteer het gewenste bankrekeningtype. Het bankrekeningtype bepaalt aan welke eisen het bankrekeningnummer moet voldoen. Wanneer u alléén over het IBAN nummer beschikt selecteert u hier een bankrekeningtype waarbij het 'Soort controle' is ingesteld op 'IBAN'. Wanneer u betalingen verricht aan deze bankrekening via een betaalmiddel (waarbij u op het tabblad 'Instellingen' heeft aangegeven dat u er SEPA betalingen meer verricht) dient u bij deze bankrekening tevens het veld IBAN te vullen, ongeacht het type dat u hier heeft geselecteerd.

Nummer

Dit is het bankrekeningnummer. Bij het ingeven van de bankrekening zal een controle plaatsvinden. Bijvoorbeeld de 'elfproef' voor Nederlandse bankrekeningen. Voor bankrekeningen waarvan de 'Soort controle' van het bankrekeningtype is ingesteld op IBA of IBAN, is het veld 'Nummer' niet actief. U kunt in dit geval het bankrekeningnummer (IBAN) invullen bij het veld 'IBAN'. Het veld 'Nummer' wordt automatisch gevuld na het invullen van het veld 'IBAN'.

Type bankrekening

Hier kunt u aangeven of de bankrekening een 'rekening-courant' rekening of een 'spaarrekening' betreft. Standaard is de optie 'rekening-courant' geselecteerd. Op dit moment is dit veld alleen van toepassing voor de MCB Bank in de Nederlandse Antillen. Met deze optie kunt u ervoor zorgen dat bij het verwerken van betalingen een bankinstructie bestand voor de spaarrekeningen wordt meegestuurd. Bij het verwerken van betalingen voor een 'rekening-courant' rekening bevat het export bestand een DDA-tag gevolgd door het bankrekeningnummer. Voor 'spaarrekeningen' bevat het export bestand een SAV-tag gevolgd door het bankrekeningnummer.

Geblokkeerd

Met deze optie kunt u deze bankrekening blokkeren. Een bankrekening die niet meer van toepassing is kunt u indien deze reeds is gebruikt in transacties niet meer verwijderen. Om te voorkomen dat de bankrekening per ongeluk wordt gebruikt kunt u deze blokkeren. Bij het verwerken van een betaling aan een geblokkeerde rekening verschijnt de melding "Geblokkeerde bankrekening. Selecteer een andere bankrekening.". U dient in dat geval een andere bankrekening te selecteren om de betaling te kunnen verwerken. Een geblokkeerde bankrekening kan nog steeds worden gekoppeld aan een relatie.  

Sectie Algemeen

Valuta

Geef hier de valuta van de bankrekening op, bijvoorbeeld euro (EUR). Als u een afschrift importeert, wordt gecontroleerd of de valutacode overeenkomt met de valutacode van het afschrift. Het gaat hier dus niet om de valuta waarin de openstaande post aangemaakt is, maar in welke valuta het afschrift binnenkomt.

Banknaam

Bij het veld 'Banknaam' is voor bankrekeningen waarvan de 'Soort controle' van het bankrekeningtype is ingesteld op 'Elfproef', 'Elproef (geblokkeerd)', 'Gironummer' of 'Gironummer (geblokkeerd)', en bij bankrekeningen met het type BE, AT, DE, ES, FR en IT een vergrootglas-icoon aanwezig. Met dit icoon kunt u de banknaam selecteren die bij de betreffende rekening hoort. Het systeem vult vervolgens automatisch de velden 'IBAN', 'BIC- code', 'SWIFT-adres' en 'Bankcode' in op basis van de rekening die u bij het veld 'Nummer' heeft opgegeven en de banknaam die u heeft geselecteerd. Het IBAN wordt alleen automatisch berekend wanneer u in de bankinstellingen de instelling 'Automatisch: IBAN Berekening' heeft aangevinkt. Daarnaast geldt het volgende:

• Voor bankrekeningen waarvan de 'Soort controle' van het bankrekeningtype is ingesteld op 'Elfproef' of 'Elproef (geblokkeerd)' dient u een banknaam te selecteren alvorens het veld 'IBAN' automatisch wordt gevuld. Tevens worden de velden 'BIC- code', 'SWIFT-adres' en 'Bankcode' gevuld. U kunt deze velden nog wijzigen.
• Bij bankrekeningen  waarvan de 'Soort controle' van het bankrekeningtype is ingesteld op 'Gironummer' of 'Gironummer (geblokkeerd) wordt na het opgeven van het bankrekeningnummer (veld 'Nummer'), het veld 'Banknaam' automatisch gevuld met 'ING BANK N.V.' en is niet meer te wijzigen. Tevens worden de velden 'IBAN', 'BIC- code', 'SWIFT-adres' en 'Bankcode' gevuld. U kunt deze velden wel nog wijzigen.
• Bij bankrekeningen met het type 'AT', 'DE', 'ES', 'FR' of 'IT' wordt het veld 'IBAN' automatisch gevuld na het opgeven van het bankrekeningnummer (veld 'Nummer'). U kunt vervolgens een banknaam selecteren waarna tevens de velden 'BIC- code' en 'SWIFT-adres' worden gevuld.
• Bij bankrekeningen met het type 'BE' worden de velden 'Banknaam', 'IBAN', 'BIC- code' en 'SWIFT-adres' automatisch gevuld na het opgeven van het bankrekeningnummer (veld 'Nummer').

IBAN

International Bank Account Number. Deze code wordt gebruikt voor wereldwijd grensoverschrijdend betalingsverkeer. In tegenstelling tot de BIC-code, wordt deze code gebruikt om de individuele bankrekening te identificeren. Dit veld is niet verplicht om in te vullen. Als u echter een betaling/incasso verricht naar deze bankrekening, waarbij bij uw eigen betaalmiddel is aangegeven dat u gebruik maakt van SEPA Betaalopdrachten en/of SEPA Incasso-opdrachten, dan verschijnt bij het verwerken van de betaling of incasso een melding als dit veld niet is gevuld. Omdat SEPA betrekking heeft op Europees betalingsverkeer geldt dit voor de bankrekeningen van alle crediteuren (inclusief Nederlandse crediteuren). Het IBAN wordt alleen automatisch berekend wanneer u in de bankinstellingen de instelling 'Automatisch: IBAN Berekening' heeft aangevinkt.

BIC-code

(Bank Identifier Code) is ook een internationale identificatiecode. Deze code wordt gebruikt voor wereldwijd grensoverschrijdend betalingsverkeer. Deze code wordt gebruikt om de bank te identificeren. Dit veld is niet verplicht om in te vullen. 

Hoewel het in de Exact Globe Next programmatuur niet verplicht is om een BIC code op te geven is het mogelijk dat uw bank toch wilt dat u de BIC code aanlevert in de betaal- en incassobestanden. Dit verschilt per bank. Informeer hiervoor bij uw bank. Wanneer uw bank aangeeft dat het in uw situatie wel verplicht is om een BIC code aan te leveren dan kunt u de BIC code vullen in Exact Globe Next. Als dat niet het geval is kunt u deze leeg laten in Exact Globe Next.  

SWIFT-adres

Wanneer u niet met SEPA maar met BTL91 bestanden werkt dient u dit veld in te vullen. Het SWIFT-adres van een bank is belangrijk voor automatische binnenlandse en buitenlandse betalingen. Elke bankfiliaal heeft een eigen SWIFT-adres. De eerste vier posities (letters) geven de bank aan, de volgende twee (letters) het land, de daaropvolgende twee de plaats waarin het hoofdkantoor van de bank is gevestigd, en de laatste drie posities kunnen een code bevatten die het filiaal aangeeft. Vraag uw bank om het juiste SWIFT-adres.

Bankcode / Filiaalcode / Rekeningnummer Bank

Dit zijn extra informatieve velden, die u naar eigen keuze wel of niet invult. In bepaalde landen is deze informatie verplicht. Bij 'Filiaalcode' kunt u de filiaalcode (Branchecode) van de betreffende bank opgeven. Deze kan uit maximaal 8 tekens bestaan. Bij 'Bankcode' kunt u de code van de betreffende bank opgeven. Deze kan uit maximaal 8 tekens bestaan. Bij 'Rekeningnummer bank' kunt u het bankrekeningnummer van de betreffende bank opgeven. Deze kan uit maximaal 34 tekens bestaan.

Clearing identificatie

Dit veld is van toepassing op NIET-EURO SEPA betalingen. Hier kunt u de clearing code opgeven die dient te worden gebruikt wanneer er geen BIC code aanwezig is in de bankrekening.

Toeslagen

Deze optie is van toepassing niet-Euro betalingen en Euro betalingen naar landen buiten de SEPA zone, behalve op SEPA betalingen naar de Verenigde Staten.
Met deze optie kunt u het type toeslag (Charge Bearer) definiëren en bepalen hoe het <ChrgBr>-element in het bankbestand wordt gevuld.

Bij dit veld beschikt u over de volgende opties:

• Crediteur - Selecteer deze optie wanneer de drager van de toeslag de crediteur betreft.
• Debiteur - Selecteer deze optie wanneer de drager van de toeslag de debiteur betreft.
• Gedeeld - Selecteer deze optie wanneer de toeslag wordt gedeeld door de debiteur en crediteur.

Standaard is er geen optie geselecteerd in dit veld. Voor bestaande bankrekeningen waarbij dit veld leeg is wordt standaard de optie Gedeeld toegepast bij het verwerken van niet-Euro SEPA betalingen op basis van de standaard logica.

In de tabel hieronder kunt u zien hoe het <ChrgBr>-element wordt gevuld op basis van het land, de valuta en de urgentie van de betaling.

Naam ontvanger

Vul de naam van de ontvanger in voor de bankrekening. Zodra deze naam is ingevuld, wordt deze gebruikt op basis van de volgende prioriteit:

• De boekingen-applicatie gebruikt de Naam ontvanger die je hebt ingevuld in het veld Naar betaalmiddel.
• Als je dit veld niet hebt ingevuld, wordt de naam ontvanger gebruikt die in het scherm relatieonderhoud is ingevuld.
• De naam van de Relatie wordt gebruikt.

Tabblad Adres

Op dit tabblad kunt u eventueel adresgegevens van de desbetreffende bank invoeren.

Tabblad Contactpersoon

Op dit tabblad kunt u eventueel een contactpersoon van de desbetreffende bank invoeren.

Bewaren

Met deze knop bewaart u de nieuwe bankrekening of de wijzigingen in een bestaande bankrekening. Wanneer u een bankrekening aanmaakt die al bestaat verschijnt de melding "Gegeven bestaat reeds. Koppel bestaande bankrekening?". De melding geeft aan dat de bankrekening die u aanmaakt reeds aanwezig is in de administratie. Wanneer u voor 'Nee' kiest wordt er geen nieuwe bankrekening aangemaakt en wordt er niets gekoppeld. Wanneer u kiest voor 'Ja' koppelt het systeem de bestaande bankrekening aan de betreffende crediteur. Wanneer de bestaande bankrekening reeds aan een andere relatie was gekoppeld, wordt deze nu aan twee relaties gekoppeld. Wanneer u wilt controleren aan welke relatie de bankrekening is gekoppeld sluit u dit scherm en opent u het selectiescherm van de bankrekeningen. Daar klikt u op de knop 'Toevoegen', en kunt u middels het filter een selectie maken op het bankrekeningnummer. Vervolgens ziet u een lijst van alle relaties waaraan het betreffende bankrekeningnummer is gekoppeld.

Nieuw

Met deze knop kunt u direct een nieuwe bankrekening aanmaken vanuit de huidige bankrekening.

Sluiten

Met deze knop sluit u de bankrekening en keert u terug in het selectiescherm bankrekeningen.